Die E-Rechnung wird Pflicht

Aus meiner Erfahrung haben sich viele Handwerksbetriebe noch gar nicht mit der E-Rechnung auseinandergesetzt“, meint Anke Fengler, die als Digitalisierungsberaterin viel im Handwerk unterwegs ist. An der E-Rechnung kommt aber kein Unternehmen vorbei. Nach Auskunft von Steuerberater Martin Hövelmann aus Recklinghausen sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen – auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmen und Vermieter von Immobilien – von der Rechtsänderung betroffen. Auch wer nur für Privatkunden tätig ist, hat in der Regel mit Lieferanten und Dienstleistern zu tun, die Rechnungen über 250 Euro brutto ausstellen.

Was ist zu tun?
• Um ab Januar E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sollte man rechtzeitig prüfen, ob das bestehende Rechnungsprogramm diese Anforderungen erfüllt, rät Anke Fengler.
• Alle Fachleute empfehlen, ein eigenes E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang zu verwenden und den Lieferanten und Dienstleistern diese neue E-Mail-Adresse mitzuteilen.
• Das separate E-Mail-Postfach ist nicht nur praktisch, um die Übersicht zu behalten, sondern notwendig für die spätere Archivierung. Denn ab 2025 gilt: Eine elektronische Rechnung muss eine elektronische Rechnung bleiben. Sie darf nur elektronisch weiterverarbeitet werden. Auch die Steuerberatungen erwarten eine elektronische Übermittlung, damit sie gebucht und unverändert archivierbar ist. (Stichwort GoBD, die schon seit 2015 gelten).
• Betriebe, die bisher noch mit Word, PDF, Excel und Fotoformaten wie JPG arbeiten, werden nicht umhinkommen, sich eine Software anzuschaffen. „Aber da gibt es auch kostengünstige Programme, die einfach zu bedienen sind“, weiß Anke Fengler.
• Julia Schiminski, die ebenfalls als Digitalisierungsberaterin im Handwerk tätig ist, hat noch eine Ergänzung: „Betriebe benötigen für die Archivierung ein Speichermedium, das mindestens 10 Jahre lang existiert und von dem die Daten jederzeit auswertbar abgerufen werden können. Ein geeignetes Speichermedium kann zum Beispiel eine Cloud-Lösung sein“.

XRechnung und ZUGFeRD
Die Einführung der elektronischen Rechnung ist eine europäische Maßnahme, um gegen Umsatzsteuerbetrug vorzugehen. Betriebe, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, müssen bereits heute E-Rechnungen im Format „XRechnung“ ausstellen. Aber was ist eine XRechnung? „In der Fachsprache nennt man es ‚ XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“. Es ist ein rein digitales, maschinenlesbares Format, das man mit dem menschlichen Auge nicht mehr sieht“, erklärt Beraterin Anke Fengler. In der bisherigen Praxis gängig ist noch das ZUGFeRD-Format. Es ist eine Mischform, neben den maschinenlesbaren XML-Rechnungsdaten wird auch eine automatisch erzeugte PDF angehängt. Entsprechende Software-Programme können diese Formate lesen und weiterverarbeiten.

Es gibt Übergangsfristen
Betriebe müssen nicht von heute auf morgen selbst E-Rechnungen ausstellen – vor allem, wenn hauptsächlich für Privatkunden gearbeitet wird. Es gibt Übergangsfristen. Aber ab dem 31. Dezember 2027 existieren im B2B-Bereich keine Papierrechnungen mehr, wie Julia Schiminski in der Übersicht rechts zeigt.

Die Vorteile überwiegen
Fachleute sehen die E-Rechnung als große Chance zur Digitalisierung der Abläufe im Handwerk. Die Vorteile lägen auf der Hand:
• Zeitersparnis: Automatisierung von Prozessen,
weniger manueller Aufwand
• Kostensenkung: Reduzierung von Druck-
und Versandkosten
• Umweltfreundlichkeit: Papierreduzierung
und weniger CO2-Ausstoß
• Effizienzsteigerung: Schnellere Verarbeitung
und Zahlungseingang
• Sicherheit: Schutz vor Datenverlust und Manipulation
• Zukunftssicherheit: Anpassung an digitale Prozesse
und rechtliche Anforderungen
• Papierrechnungen werden auch für Ihre Kunden
irgendwann lästig.