Die Digitalisierung im Handwerk schreitet kontinuierlich voran und betrifft ab dem kommenden Jahr erneut das Rechnungswesen in spürbarem Maße. Während das Empfangen elektronischer Rechnungen bereits seit Anfang 2025 für unsere Mitgliedsbetriebe zum festen Alltag gehört, läutet das Jahr 2027 die nächste verbindliche Stufe bei der Ausstellung von Rechnungen im Geschäftskundenverkehr ein. Damit Sie Nachfragen der Finanzbehörden vermeiden und den reibungslosen Betriebsablauf mit Kunden sowie Lieferanten dauerhaft sichern, sollten Sie die folgenden Regeln kennen.
Für die Umstellung gelten klare zeitliche Vorgaben und Umsatzgrenzen. Ab dem 1. Januar 2027 sind grundsätzlich alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, verpflichtet, bei entsprechenden Umsätzen im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen elektronische Rechnungen auszustellen. Klassische Papierrechnungen sowie einfache PDF-Dateien sind für diese Betriebe im B2B-Bereich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig. Maßgeblich ist dabei der umsatzsteuerrechtliche Gesamtumsatz nach § 19 UStG.
Handwerksbetriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro erhalten hingegen einen zeitlichen Puffer. Sie dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papierrechnungen versenden; einfache elektronische Formate wie PDF sind weiterhin mit Zustimmung des Empfängers möglich. Ab dem 1. Januar 2028 endet diese Übergangsregelung, und die Pflicht zur E-Rechnung gilt dann für alle Betriebe im B2B-Bereich.
Wichtig für den Handwerksalltag: Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an private Kunden sind davon nicht betroffen und können weiterhin auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, zahlreiche steuerfreie Umsätze sowie Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 Umsatzsteuergesetz. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen allerdings empfangen können.
Rechtlich gesehen unterscheidet sich eine echte E-Rechnung grundlegend von einer herkömmlichen Word-Datei oder einem einfachen PDF-Anhang per E-Mail. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatische und maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Grundlage hierfür ist insbesondere die europäische Norm EN 16931.
Im Handwerksalltag haben sich vor allem zwei Formate etabliert. Zum einen das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, welches ein klassisches, menschenlesbares PDF mit einem im Hintergrund eingebetteten XML-Datensatz kombiniert und sich damit ideal für den Büroalltag eignet. Achtung: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. Zum anderen existiert die XRechnung als rein datenbasiertes XML-Format, das insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern und Großkunden zum Einsatz kommt.
Für die alltägliche Praxis ergeben sich daraus einige Punkte, die im Betrieb beachtet werden sollten. Erhalten Betriebe Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern, die bereits zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wird trotz bestehender Verpflichtung lediglich eine sonstige Rechnung – beispielsweise ein einfaches PDF – ausgestellt, kann eine Berichtigung erforderlich werden. Für einen rechtssicheren Vorsteuerabzug empfiehlt es sich daher, bei fehlerhaften Rechnungen eine ordnungsgemäße E-Rechnung beim Rechnungsaussteller anzufordern.
Betriebe sollten außerdem gegen Ende des Jahres 2026 gemeinsam mit ihrem Steuerberatungsbüro den maßgeblichen Vorjahresumsatz prüfen, um festzustellen, ab welchem Stichtag die eigene Ausstellungspflicht greift. Zudem empfiehlt es sich, frühzeitig zu klären, ob die eingesetzte Handwerkersoftware und das Buchhaltungsprogramm die Erstellung und Verarbeitung der geforderten Formate problemlos unterstützen. Abschließend lässt sich festhalten, dass Betriebe das Thema E-Rechnung zwar keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen, sich davon jedoch auch nicht verunsichern lassen sollten. Wer seine Software-Schnittstellen frühzeitig überprüft und die Abstimmung mit dem Steuerbüro sucht, kann dem Jahr 2027 gelassen entgegenblicken.
Um unsere Mitgliedsbetriebe optimal bei der praktischen Umsetzung zu unterstützen, bietet die Kreishandwerkerschaft Essen im November gemeinsam mit einer erfahrenen Steuerberatungskanzlei ein kompaktes Online-Webinar an. In dieser Veranstaltung wird ein Fachexperte steuerrechtliche und technische Fragen detailliert beantworten sowie konkrete Praxistipps für Ihren Handwerksbetrieb geben. Detaillierte Informationen zum genauen Termin und zur Anmeldung folgen in Kürze auf unserer Website und per Handwerks-Quickie.
